Nem toda documentação de uma empresa é digitalizada e guardá-la por tempo indeterminado pode ocupar muito espaço e impedir o crescimento dos seus negócios. Além disso, mesmo guardadas há sete chaves é certo que vão surgir dificuldades para encontrar quando precisa.
Pensando em facilitar e abrir espaço para as empresas, pequenos escritórios e até grandes indústrias, a Filebox Sistemas de Arquivos tem soluções práticas e precisas, onde diversas empresas já comprovam os benefícios da digitalização, que consiste na prática de transformar documentações físicas em dados digitais muito bem organizados.
Nascida e com sede em São Carlos desde 2003 a empresa expandiu suas soluções para arquivamento de documentação em toda região, seguindo para os estados vizinhos do Paraná e Minas Gerais e hoje já atende todo Brasil, sendo uma das mais importantes prestadoras de serviços, especializada em gerenciamento eletrônico de documentos, racionalizações, organizações, inventários, sistematizações, guardas e armazenagem de arquivos e documentações.
Fabrício Thomaz Ferraz, um dos diretores da Filebox, ressalta que “empresas optam por digitalizar documentos com a Filebox, não apenas para se livrar dos excessos de papéis, mas também para organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão de documentos. Clientes se beneficiam dos dados digitalizados, principalmente pela melhor disseminação de informações, que torna possível à equipe visualizar imagens de documentos de modo instantâneo”.disse ele.
Seus diretores José Aníbal Petráglia e Fabrício Thomaz Ferraz ressaltam que quando a empresa é contratada para racionalizações e inventários a quantidade de caixas pode ser reduzida em cerca de 40% de seu total, uma vez que nelas são guardados papéis que não tem mais utilidade, como por exemplo documentos vencidos que necessitam ser guardados por anos e também revistas e jornais antigos.
Fabrício conta que a Filebox oferece várias modalidades de serviço como a terceirização dos documentos nas próprias instalações dos clientes, dando continuidade aos trabalhos com sua equipe própria. Isso, diz ele, podemos considerar como sendo a própria organização documental na empresa, de um jeito mais simples, objetivo.
A opção mais procurada pelos clientes é terceirizar a organização dos documentos nas instalações da FileBox, onde é feita a digitalização, guarda, conservação e a armazenagem da documentação.
“As principais vantagens desta prestação de serviço são a garantia do sigilo e reserva nas informações armazenadas, a total despreocupação com os documentos, ao deixar de existir o risco de serem extraviados ou copiados e a possibilidade de substituir espaços antes ocupados por documentações”, ressalta José Anibal.
Além da armazenagem, a Filebox oferece aos clientes digitalização de documentos e guarda em pendrives individuais onde tudo é controlado por um software próprio de busca e controle, onde é possível encontrar os documentos em segundos e enviá-los via e-mail ou nuvem, em São Carlos, Araraquara ou qualquer cidade do país em minutos escaneados, ou também arquivos físicos em questão de horas para qualquer cidade do Brasil, a critério de cada cliente pelos Correios, transportadoras, DHL, Fedex, entre outros.
Um dos diferenciais da Filebox, é o atendimento 24 horas, inclusive finais de semana e feriados.
As empresas que terceirizam seus arquivos trocam espaços que só geram despesas e problemas, por espaços que podem gerar receitas, guardando qualquer quantidade de caixas em seus galpões com toda segurança e confiabilidade.
Entre os clientes da empresa estão usinas, indústrias, cooperativas, bancos, escritórios de advocacia e contabilidade, hospitais e outros.
José Aníbal e Fabrício ressaltam que os preços praticados pela Filebox são diferenciados pela excelência da qualidade dos serviços prestados. A segurança, garantia permanente dos arquivos e o fácil acesso a eles. Todos os serviços incluem na armazenagem a limpeza, a preparação e as dedetizações pré-armazenagem e posteriores cuidados. Além de sistemas contra incêndios, detectores de fumaça vigilância e alarmes no prédio.
“O fato é que terceirização de arquivos jamais poderá ser encarada pelas empresas como despesas e sim como investimento.” finaliza José Aníbal.
Filebox, a segurança de sua documentação aliada ao novo tempo.
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