Pensando em facilitar e abrir espaço para as empresas, escritórios e grandes indústrias, a Filebox Sistemas de Arquivos tem soluções práticas e precisas, com diversas empresas já comprovando os benefícios da digitalização, que consiste na prática de transformar documentações físicas em dados digitais muito bem organizados.
Nascida e com sede em São Carlos desde 2003 a empresa expandiu suas soluções para arquivamento de documentação em toda a região. Logo em seguida entrou nos estados do Paraná e Minas Gerais; hoje atende todo o Brasil, sendo uma das mais importantes prestadoras de serviços especializada em gerenciamento eletrônico de documentos, racionalizações, organizações, inventários, sistematizações, guardas e armazenagem de arquivos e documentações.
Oferecendo também aos clientes digitalizações de documentos e guardas em pendrives individuais e arquivando como se fossem as caixas tradicionais, a empresa faz o controle através de um software próprio de buscas e controles.
De acordo com Fabrício Thomaz Ferraz, um dos diretores da Filebox “empresas optam por digitalizar documentos com a Filebox, não apenas para se livrar dos excessos de papéis, mas também para organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão de documentos. Clientes se beneficiam dos dados digitalizados, principalmente pela melhor disseminação de informações, tornando possível à equipe – visualizar imagens de documentos de modo instantâneo.”
Ao contrário de suas concorrentes multinacionais que atendem com entregas padronizadas e em dias agendados, obrigando as empresas a se enquadrarem em suas sistemáticas de três a sete dias depois das requisições feitas, a Filebox envia digitalmente quaisquer documentos para qualquer lugar do Brasil em minutos.
Os arquivos físicos são encaminhados e chegam às instalações dos seus clientes em até quatro horas no estado de São Paulo, sul de Minas Gerais e norte do Paraná. Em todo o Brasil, a critério de cada cliente, pelos correios, transportadoras, Dhl, Fedex, etc., no prazo determinados por eles.
Este sempre foi o maior diferencial da Filebox no mercado, aliado ao fato de que os seus clientes tratam sempre diretamente com os seus proprietários, pois a discrição e o sigilo dos documentos são invioláveis. Nem mesmo os funcionários conhecem o conteúdo da documentação digitalizada e guardada nos galpões, que só é entregue com expressa autorização do contratante.
Outro ponto que chama atenção é o atendimento 24 horas, onde o cliente pode ter acesso aos seus documentos guardados inclusive nos finais de semana e feriados.
A opção mais procurada pelo cliente é terceirizar a organização dos documentos nas instalações da Filebox, sendo feita a digitalização, guarda, conservação e a armazenagem da documentação.
José Aníbal Petraglia um dos diretores da Filebox diz que “as principais vantagens desta prestação de serviço são a garantia do sigilo e a reserva nas informações armazenadas, a total despreocupação com os documentos, impedindo o risco de serem extraviados ou copiados; além disso cria a possibilidade de substituir espaços, até então ocupados por documentações”, disse.
O diretor ressalta ainda que “a maior importância em se terceirizar as organizações e a guarda de arquivos pessoais, das empresas, usinas, escritórios, clínicas, planos de saúde e demais documentos está no fato de que eles não mais dependerão das dedicações e conhecimentos dos funcionários de cada um desses arquivos, assim como não mais precisarão trabalhar em regimes de mutirões nos finais de semana, como ocorre normalmente. E aqueles que possuem arquivos próprios organizados, por maiores que sejam nunca se detiveram a calcular os custos diretos e indiretos, pessoal, encargos, energia, consumíveis, manutenções, mobiliários, etc. e comparar com uma terceirização.
Se considerar que a rotatividade de funcionários dentro de uma empresa pelos mais diversos motivos são fatores complicadores com o risco de arquivos e documentos virem se extraviar ou serem perdidos, logo a Filebox é a empresa qualificada para manter esta guarda segura. E o pior, não existe sigilo com arquivos nas instalações próprias e nem preocupação com possíveis sabotagens como troca de caixas de lugares ou de documentos, prontuários trabalhistas, médicos, documentos fiscais, entre outros, que muitas vezes um só extravio banca os serviços terceirizados por anos, ainda mais se tratando de ações trabalhistas ou comprovantes fiscais que exigem a necessidade de serem guardados por muitos anos. “Muitos clientes nos contrataram em função dessas ocorrências nas suas empresas”, ressalta ele.
SIGILO E SISTEMA DE BUSCA E CONTROLE
As empresas que terceirizam seus arquivos trocam espaços que só geram despesas e problemas, por espaços que geram receitas, com mais estações de trabalhos e produtividade.
Clientes podem ser atendidos normalmente pela Filebox, em todo o território nacional, sem que ninguém saiba da existência de seus arquivos lá armazenados, garantindo com isto, o sigilo perene das suas informações e documentos e sem quaisquer condições de virem a ser divulgados, seja a que título for.
A Filebox criou um sistema próprio de controle de seus arquivos e documentos que, uma vez sistematizados, será impossível detectar quais empresas têm seus arquivos lá armazenados, quais os documentos lá existentes e mais nenhum acesso a quem quer que seja, a não ser os indicados e determinados pelas empresas para poder acessar informações e somente até o nível permitido.
A empresa permite, ainda, que arquivos sejam embrulhados e lacrados, se de interesse do cliente, uma vez que não correrá mais nenhum risco de acessos indevidos por quem quer que seja, inclusive por seus funcionários.
O sistema criado pela Filebox permite que documentos secretos ou muito sigilosos sejam guardados e armazenados com a máxima segurança, fisicamente e digitalmente longe das nuvens, como fórmulas secretas de produtos, patentes diversas, documentos pessoais e profissionais que só dizem respeito ao interessado que terceirizou seus arquivos.
José Aníbal destaca que, as terceirizações de arquivos jamais poderão ser encaradas como despesas e sim como investimentos, já que problemas relacionados à divulgação de conteúdo são inexistentes na Filebox.
Fabrício e José Aníbal ressaltam que os preços praticados pela Filebox são diferenciados por conta da excelência da qualidade de seus serviços, mas relacionando custo e benefício compensa, saindo por um valor muito baixo.
Todos os serviços incluem na armazenagem a limpeza, a preparação e as dedetizações pré-armazenagem e posteriores cuidados. Além de sistemas contra incêndios, detectores de fumaça vigilância e alarmes no prédio.
Nas mãos da Filebox, a segurança de sua documentação se aliou ao novo tempo.
ATENDIMENTO
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